A közbeszerzési eljárás ajánlatkérőit fokozott gondosság terheli atekintetben, hogy az általuk előkészített szerződéstervezet a gyakorlatban is jól érthető, alkalmazható feltételeket tartalmazzon. 

Az eljárás megindítását, azaz a szerződéstervezet közzétételét követően – még az eljárás iránt érdeklődő gazdasági szereplők kérelmére – sem módosítható jelentős mértékben a szerződéstervezet tartalma. A Kbt. 55. § (6) bekezdésére visszavezethető módosítási korlátok egyaránt behatárolják az ajánlatkérő mozgásterét, hiszen a részvételi, illetve az ajánlattételi szándékot befolyásoló módosítások helyett ilyen esetben a közbeszerzési eljárás visszavonására kell, hogy sor kerüljön.

Az aláírt szerződés módosítása ugyanakkor a szerződéskötést követően sem mentes a jogorvoslati kockázatoktól. A megfelelő szerződésmódosítási (lényegében szerződésmódosulási) jogcímmel és indokolással, azaz ún. felülvizsgálati záradékkal azonban minimalizálhatók, kizárhatók a kockázati tényezők.

Éppen ezért az előkészítés során érdemes átgondolni, hogy korábbi, azonos vagy hasonló tárgyú szerződések teljesítése során milyen problémákkal szembesültek a felek, melyeket szerződésmódosításban vagy új közbeszerzési eljárás útján kellett rendezni. 

A beszerzési igények azonossága, illetve hasonlósága esetén ugyanis fennáll a valószínűsége annak, hogy a szerződő feleknek ismételten szembe kell nézni ugyanezen problémákkal. Ebben az esetben az ajánlatkérő akkor jár el helyesen, ha már az előkészítési szakaszban feltételezi, bizonyos rajta kívül álló körülmények későbbi bekövetkeztét és ezeknek a jövőbeli rendezésére próbál megoldást találni.

A Kbt. 141. § (4) bek. a) pontja pedig éppen ennek biztosít jogcímet, amikor is a közbeszerzési eljárásból fakadó kötöttségeket felülírva, megadja annak a lehetőségét, hogy az ajánlatkérők automatizmusokat építsenek be a szerződésbe. A felülvizsgálati záradék a szerződés automatikus módosulásának a lehetőségével olyan dinamikát ad a szerződésnek, mely éppen a módosítás és az ebből fakadó adminisztratív feladatok terheitől szabadítja meg a feleket, különösen az ajánlatkérőt.

A felülvizsgálati záradékkal szemben támasztott alapvető elvárás, hogy a záradékban deklarált és a felek által követendő magatartásrend kizárólag valamennyi ajánlattevő előtt ismert, a közbeszerzési dokumentumokban véglegessé vált szerződéses feltételekben rögzített automatizmuson alapuljon, melyek a szerződés módosulásához vezetnek, azaz minden további intézkedés nélkül – jogi tényként – alkalmazandóak a felek részéről.

Milyen helyzetek modellezhetők már előre, a felülvizsgálati záradékkal?

Például számolva az áremelkedés lehetőségével a szerződés tartalmazhat az ellenszolgáltatás indexálására vonatkozó rendelkezést. Gyakori eset, hogy a finanszírozási mód tekintetében ajánlatkérő a pályázati igénye benyújtásakor még szállítói finanszírozással tervez, azonban utóbb mégsem szállítói finanszírozással, hanem utófinanszírozással kerül sor a támogatási szerződés megkötésére. Különösen az építési beruházások vagy informatikai beszerzések esetében célszerű számolni azzal, hogy a szerződés teljesítési szakaszában már nem lesz elérhető egy-egy beszerezni kívánt termék, korszerűbb termékek kerülnek forgalomba, ilyen esetben a helyettesítő termék elfogadására vonatkozó szabályokat célszerű záradékba foglalni.